Proj.email 是一个以电子邮件为中心的简单项目管理系统。当前项目管理系统的弊端在于，它要求用户登录使用。用户在系统实施的最初几周可能会登录，但之后便会回到电子邮件中，即使管理层要求他们使用新的项目管理软件。Proj.email 通过允许用户使用现有的电子邮件客户端互相发送邮件来解决这一问题。用户只需将项目管理软件添加到抄送栏，并在邮件中添加一个带项目阶段或子项目的 # 符号，Proj.email 就会自动将其归档。由于电子邮件交流通常是来回进行的，用户只需点击“回复所有人”，邮件就会自动进入系统。如果需要管理项目，用户可选择登录系统，但只有项目经理需要登录，其他用户无需登录。另一个管理者面临的问题是，他们必须想办法将项目套入一个固定的里程碑和任务体系中。而使用 Proj.email，你的邮件可以被视为任务，项目结构可以完全自定义。你可以完全按照自己的意愿创建项目，无需在配置软件时做出任何妥协。另一个管理者往往没有意识到的问题是，项目管理软件常常反而会降低团队的工作效率。团队成员需要暂停手头工作，切换到系统，记录活动，然后再继续工作，这容易引发团队内部对系统低效的抱怨。此外，管理者还要不断督促员工使用系统，这会耗费大量管理时间。Proj.email 是一个被动且自然的系统，所有用户只需在邮件中抄送系统并添加 # 符号即可。用户还抱怨在软件中发送的邮件常常格式怪异，与他们平时发送的邮件格式不同。Proj.email 通过允许你使用自己的电子邮件客户端解决了这一问题。